כולנו מכירים את האמירה לפיה "זמן שווה כסף". בימינו, האמירה הזאת נכונה מתמיד - בעיקר בעולם העסקים. זמן מבוזבז הוא זמן שבו אתם לא מייצרים רווחים, ולא פועלים באופן אקטיבי לקידום העסק. 

ניהול זמן חכם הוא המפתח להצלחת העסק, ובמקרים מסוימים הוא זה שיקבע אם העסק ישרוד או יקרוס. כדי שתוכלו לא רק לשרוד אלא ממש לשגשג בתחום שלכם, כדאי שתכירו את הדגשים העיקריים לניהול זמן נכון. 

מעבר להתנהלות יומיומית יעילה, יש לא מעט כלים דיגיטליים שיכולים לעזור לכם בדרך – החל מאפליקציות להגברת הפרודוקטיביות ועד לתוכנות ניהול פגישות מתקדמות. 

אז איזה טעויות מבצעים בעלי עסקים בניהול הזמן, מהם הטיפים להתנהלות נכונה ואיזה פיצ'רים חשוב שיהיו בתוכנה לניהול פגישות? בואו נתחיל.

הטעויות שאתם (אולי) עושים בניהול העסק

סביר להניח שאתם מלומדים ומקצועיים בתחום ההתמחות שלכם. אבל מה לגבי יכולת הארגון שלכם? 

מנהלי עסקים ועצמאיים רבים מתקשים בניהול הזמן בצורה אפקטיבית, ו"מתפזרים" לאורך הדרך. אם נדמה לכם שזה המצב גם אצלכם - כדאי שתכירו את הטעויות הנפוצות בניהול הזמן, כך שתדעו להימנע מהן:

אתם לא קובעים סדר עדיפויות

הזמן קצר והמלאכה מרובה. הדרך היחידה להספיק הכל, היא לעבוד לפי סדר עדיפויות ברור ומובנה מראש. אם לא תגדירו את סדר העדיפויות ומידת החשיבות של כל משימה ומשימה, אתם עשויים לבזבז זמן מיותר על משימות שוליות. על הדרך אתם מזניחים חלקים אחרים בניהול העסק, שיכולים להיות משמעותיים לצמיחה שלו.

אתם לא מגדירים מטרות ברורות

כדי לתכנן נכון את הזמן, אתם צריכים להבין מהן המטרות העסקיות שלכם בטווח הקצר, ובטווח הארוך. ברגע שהמטרות מוגדרות בצורה ברורה, תדעו להשקיע חלק ניכר מהזמן בפעולות שיקרבו אתכם להשגת המטרות שהצבתם.

אתם לא מעריכים נכון את הזמן

לעיתים קרובות בעלי עסקים מבצעים הערכה לא נכונה לכמות הזמן הנדרשת למשימות מסוימות. הערכה מדויקת יותר של הזמן תגיע ככל שתצברו ניסיון, אבל עד שזה קורה - עדיף לקחת מרווח ביטחון.

אתם סובלים מדחיינות

מנגנון הדחיינות מוכר לרובנו. אם הדדליין מתקרב ואתם צריכים לעבוד מהר ובלחץ כדי להספיק, סביר להניח שגם איכות העבודה תיפגע. כדי להימנע ממצבים כאלה, חשוב לתכנן מראש את חלוקת הזמן הנדרשת לכל פרויקט ופרויקט.

אתם לא משתמשים בכלים טכנולוגיים

יש המון כלים לניהול עסקי, בדגש על ניהול זמן. אם אתם עדיין לא משתמשים בהם, הגיע הזמן שתתחילו. אתם יכולים להיעזר באפליקציות לשיפור הפרודוקטיביות, להשתמש בתוכנת ניהול עסק ובפלטפורמות שונות לניהול יומן פגישות.

מהם היתרונות של תוכנה לניהול פגישות?

יותר ויותר בעלי עסקים משתמשים במערכת לניהול פגישות. תוכנה לניהול פגישות תאפשר לכם לתכנן מראש את לוח הזמנים, ולעקוב בזמן אמת אחר פגישות ואירועים שונים. הפונקציות השונות יסייעו לכם ולעובדים שלכם לנצל את הזמן באופן אפקטיבי, ולמקסם את הפרודוקטיביות. 

מערכת כזאת חשובה במיוחד למי שמתנהל בעסק על בסיס פגישות קבועות, למשל עסקים בתחום הוולנס והפיטנס.

מערכת תיאום פגישות יכולה לסייע לכם במגוון דרכים:

מעקב אחר דדליינים

הישארו עם יד על הדופק ועקבו אחר התקדמות הפרויקטים השונים. היומן מספק ייצוג ויזואלי, ומספיק מבט אחד מהיר כדי להבין מהם הדדליינים הקרובים, מי אחראי למה והיכן כדאי להשקיע את הזמן.

קביעת פגישות בקלות

בין אם מדובר בפגישות עם לקוחות, ובין אם בפגישות עסקיות – עם תוכנה לניהול פגישות תוכלו לקבוע מפגשים בקלות וביעילות. חלק מתוכנות הניהול כוללות גם שליחת תזכורות לקראת הפגישות, מה שמצמצם משמעותית את כמות הביטולים.

חלוקת משימות

היומן מאפשר לבצע חלוקת משימות בין חברי הצוות, באופן שמונע סכסוכים ותסכולים מיותרים. לכל אחד ברור מה נמצא בתחום האחריות שלו, ומתי הדברים צריכים להיעשות. במידה וחלוקת התפקידים גלויה לכל חברי הצוות, זה יכול להגביר את המוטיבציה של העובדים, שישקיעו עבודה רבה מתוך רצון להצטיין ולבלוט.

איזון בין החיים הפרטיים לחיי העבודה

בעלי עסקים ועובדים עצמאיים מתקשים לייצר הפרדה ברורה בין החיים העסקיים, לחיים הפרטיים. יומן מובנה מאפשר לכם לתכנן את הזמן בחוכמה ולייצר את ההפרדה הזאת, הפרדה שחשובה כל-כך לבריאות הנפשית שלכם.

נטוורקינג

תעדו ביומן אירועים עסקיים שמתרחשים בתחום שלכם בעתיד הקרוב והרחוק. מפגשי נטרווקינג זוהי דרך נהדרת ליצור קשרים עסקיים משמעותיים, ואם המפגשים יופיעו ביומן – סביר להניח שלא תפספסו אותם. אל תשכחו לתזמן לעצמכם תזכורת לקראת האירוע.

איזה פיצ'רים חשוב שיהיו בתוכנת הניהול שלכם?

לפני שאתם בוחרים תוכנת ניהול פגישות, נסו למפות את הצרכים שלכם בניהול העסק. אילו אתגרים ניצבים בפניכם? מהם "שורפי הזמן" המשמעותיים ביותר? ההבנה הזאת תסייע לכם לבחור בתוכנה המתאימה לכם במדויק.

בכל מקרה כדאי לבחור בתוכנה הכוללת את האפשרויות הבאות:

אינטגרציה עם כלים נוספים

חשבו על כל הכלים שאתם משתמשים בהם כרגע, או שתרצו להשתמש בהם בעתיד. בחרו בתוכנת ניהול שמאפשרת אינטגרציה פשוטה עם הכלים הללו – כולל חיבור מהיר למייל, למסמכי אופיס ולתוכנות ניהול אחרות.

סנכרון יומן

בתקופה שבה עבודה היברדית ונוודות דיגיטלית הופכים לנורמה, חשוב שתבחרו בתוכנה שאפשר לגשת אליה דרך מגוון מכשירים. כך, אתם והעובדים שלכם יכולים לעבוד בקלות ובנוחות מכל מקום, ובכל זמן.

תזכורות

בחרו בתוכנת ניהול שמאפשרת לכם לשלוח תזכורות והתראות, גם לעובדים וגם ללקוחות. העובדים יקבלו תזכורת לקראת מועדי דדליין קרובים ופגישות צוות. הלקוחות יקבלו תזכורת דרך המייל או הטלפון לקראת הפגישה שלהם, מה שיצמצם ביטולים ללא הודעה מוקדמת. אל תהססו לנצל את התזכורות גם עבור עצמכם, ולהפעיל התראות לפעולות חשובות שאתם עשויים לשכוח.

אוטומציות

את התזכורות הללו אין סיבה שתשלחו בעצמכם, התוכנה תעשה זאת עבורכם בעזרת אוטומציות. אוטומציות הן שם כולל לפעולות שגרתיות ויומיומיות,  שנעשות באופן ממוחשב. החל משליחת תזכורות, דרך שליחת מיילים אוטומטיים והצעות שיווקיות – הכל נעשה דרך התוכנה, באופן שחוסך לכם זמן יקר.

אפשרות לקבוע מפגשים חוזרים

עסקים רבים מתנהלים לפי לוח זמנים קבוע, עם פגישות חוזרות. זה יכול להיות סטודיו ליוגה עם קבוצות שפועלות בימים קבועים, חוג במתנ"ס או כל דבר אחר. וודאו שאתם בוחרים בתוכנה שמאפשרת לכם לקבוע פגישות חוזרות ונשנות בקלות, ובלי להסתבך.

ארגון ויזואלי

בחרו בתוכנה שמארגנת את המידע בצורה נוחה מבחינה ויזואלית, עם חלוקה לקטגוריות וצבעים שונים. הייצוג הוויזואלי יאפשר למוח שלכם לקלוט תוך שניות אחדות את לוחות הזמנים.

שיתוף קבצים וכלים נוספים לעבודה משותפת

כדי לאפשר עבודת צוות יעילה, יש צורך בתוכנת ניהול שמספקת כלים מתאימים לעבודה קבוצתית. העדיפו תוכנות שמאפשרות לכם לבצע חלוקת תפקידים מסודרת. חשוב שהתוכנה תאפשר שיתוף קבצים פשוט בין העובדים, ועבודה משותפת בזמן אמת.

כך תנצלו את הזמן בצורה מיטבית עם תוכנה לניהול פגישות

עם כל היתרונות של תוכנה לניהול העסק, ברור למה עוד ועוד בעלי עסקים משתמשים בה באופן קבוע. אלא שחלק מהאנשים לא מודעים לכל האפשרויות שהתוכנה מציעה, ולכן הם לא ממצים את הפוטנציאל הגלום בה.

כדי להנות מהיתרונות הרבים של תוכנה לעסק – חשוב להכיר את כל הפיצ'רים שלה. חלק מהחברות יקבעו איתכם פגישת התנסות והדרכה על התוכנה ללא תשלום, ולא כדאי לדלג על פגישת הדרכה כזאת. היכרות מעמיקה עם התוכנה בשילוב טכניקות עבודה חכמות הן המפתח שלכם להצלחה. 

כדי להפיק את המירב מתוכנת הניהול שלכם ולנצל את הזמן ביעילות, שימו לב לדברים הבאים:

סדרי עדיפויות

חלקו את המשימות השונות לפי רמת הדחיפות שלהן. את סדרי העדיפויות כדאי לקבוע ולהגדיר מראש, אחת לשבוע. אל תשכחו לכלול ביומן גם משימות שמתבצעות אחת לחודש, כמו מעבר על דו"חות והפקה של דרישות תשלום. השתמשו בצבעים שונים כדי להדגיש את מידת החשיבות של כל משימה.

השתמשו בהתראות ובתזכורות

השתמשו בפונקציה לקביעת תזכורות לקראת פגישות ואירועים אחרים. חשוב שהתזכורות יהיו זמינות לכם בכל פלטפורמה, גם בטלפון הנייד.

תכננו את ההפסקות שלכם

מעבר למשימות ופגישות, כדאי לשלב ביומן הפסקות בפרקי זמן קבועים. מנוחה מדי פעם תסייע לכם ולעובדים שלכם לשמור על ערנות. הפסקות קצרות מגבירות את יכולת הריכוז, שומרות על הבריאות הנפשית ומחזקות את המוטיבציה.

עיינו ביומן כדי להסיק מסקנות ולגבש תובנות

בסופו של כל שבוע עסקים, כדאי להסתכל ביומן הפגישות ולהסיק מסקנות. האם היו ימים בהם הפגישות היו צפופות ומרובות מדי? האם יש ימים עם חורים גדולים בין מפגש למפגש? העובדה שכל המידע גלוי בפניכם מסייעת מאד בהסקת מסקנות וגיבוש אסטרטגיה.

בחרו בתוכנה שמותאמת לתחום שלכם

לכל תחום יש אתגרים וצרכים ייחודיים. אם אתם עוסקים בתחום הוולנס, למשל, העדיפו אפליקציה לניהול סטודיו עם כלים מתאימים. אפליקציה לניהול מתאמנים תכלול אפשרות נוחה לרישום מתאמנים חדשים, ושליחת תזכורות ללקוחות קיימים לקראת המפגשים הקבועים.

צרו ושלחו טפסים דיגיטליים

בחלק מתוכנות הניהול ניתן להפיק טפסים, ולחתום עליהם באופן דיגיטלי. לצורך העניין, תוכלו לבקש מהלקוחות שלכם לחתום על הצהרת בריאות כדי להתאמן בחדר כושר. טפסים דיגיטליים חוסכים התעסקות בניירת ולא מעט זמן, שתוכלו לנצל לדברים חשובים יותר.

העבירו את הפגישות לוידאו

אתם לא חייבים לקיים כל פגישה ופגישה באופן פרונטלי. במקום זאת תוכלו לקבוע ישיבות צוות ואפילו מפגשים עם לקוחות באופן דיגיטלי, ולחסוך זמן על נסיעות, שיחות חולין וחיפוש חנייה.

לסיכום

בשוק תחרותי שמתפתח ללא הרף, חשוב להישאר עם יד על הדופק. ניהול יומן פגישות יסייע לכם לנהל את העסק בקלות, ולנצל את הזמן באופן מיטבי. 

מערכת הניהול של Arbox  מיועדת לבעלי עסקים קטנים ובינוניים. בעזרת יומן הפגישות של Arbox תוכלו להציע ללקוחות שלכם שירותים ופגישות מסוגים שונים: החל מפגישות פרטניות, דרך מפגשים קבוצתיים ועד לסדנאות וקורסים שחוזרים על עצמם באופן קבוע. 

אם תרצו, תוכלו לאפשר ללקוחות לקבוע פגישות בעצמם. בעזרת התוכנה יוצגו ללקוחות משבצות זמן פנויות, עם טופס הרשמה ידידותי לשימוש. לכך תוכלו להוסיף מערכת סליקה שתסדיר את ענייני התשלום כבר במעמד ההרשמה. 

אל המערכת תוכלו לגשת בזמן אמת מכל מקום ובכל זמן, עם תמיכה בכל הפלטפורמות כולל Pc, Mac, טאבלט והפלאפון הנייד.

הירשמו בחינם ל-Arbox וקבלו פגישת הדגמה לא התחייבות.