ניהול עסק זה עסק לא פשוט. בעלי עסקים קטנים ובינוניים נאלצים לתמרן כמעט לבדם בין שלל האתגרים: הקושי להשיג מימון, האחריות על הניהול השוטף של העסק, והצורך למלא מספר תפקידים במקביל. 

בעלי עסקים נדרשים בין היתר לדאוג לשיווק ולמכירות, לשירות לקוחות ולניהול פיננסי - וכל זה עוד לפני שדיברנו על הזמן הרב שמתבזבז על עניינים בירוקרטיים. 

נתון מבהיל: מדי שנה נסגרים במדינת ישראל כ-45,000 עסקים. בסופו של דבר, רוב העסקים שנסגרים נכשלים בגלל קשיים בניהול. 

אז איך מנצחים את הסטטיסטיקה? במאמר הבא נסקור את הדרכים הנכונות לנהל את העסק, תוך התמקדות בשלושה תחומים עיקריים: שיווק ומכירות, ניהול פיננסי וניהול יומיומי של העסק. בהמשך ננסה להבין איך תוכנה לניהול עסק יכולה לסייע לכם בכל אחד מהתחומים, ולהפוך את החיים שלכם לפשוטים יותר.

התנהלות פיננסית נכונה לבעלי עסקים קטנים ובינוניים

ניהול פיננסי נכון קריטי להצלחה של העסק. הניהול הפיננסי הוא זה שיאפשר לכם להיות רווחיים ולהשיג את היעדים שהצבתם לעצמכם. 

אם העסק שלכם הוא עסק קטן או עסק שנמצא בראשית דרכו, לא בטוח שיש לכם את המשאבים להעסיק יועץ כלכלי צמוד.

החדשות הטובות הן שאפשר לדאוג לניהול פיננסי נכון גם בלי לשלם לכלכלנים מומחים:

אפיון העסק והגדרת מטרות

זהו השלב הראשון והחשוב ביותר, שצריך להיעשות ממש עם הקמת העסק. אפיון העסק כולל התייחסות לחוזקות ולחולשות שלכם, ליתרונות ולחסרונות ביחס למתחרים. באמצעות מיפוי היתרונות שלכם, תוכלו לגבש אסטרטגיה שיווקית מתאימה. בדיקה של המתחרים תסייע לכם להבין את רמת הביקוש למוצר שלכם, והאם יש כאן כדאיות כלכליות. סקר שוק שכזה יסייע לכם בתמחור המוצרים והשירותים שאתם מספקים, כדי שתוכלו להפיק רווחים. 

מעקב אחר דו"חות

קראו ועקבו אחר הדו"חות העסקיים של העסק, הישארו מעודכנים במאזן העסק לעיתים קרובות ככל הניתן. מעבר לבקרה על מאזן הכספים בעסק, חשוב למלא דו"ח רווח והפסד ודו"ח תזרים מזומנים. אם זה נשמע לכם כמו סינית, תמיד אפשר להעסיק רואה חשבון. בכל מקרה חשוב שתעבדו עם תוכנת עסקים מסודרת שיכולה להפיק עבורכם את הדו"חות בלחיצת כפתור.

תמחור נכון

תמחור נכון של המוצר או השירות שאתם מספקים חיוני ליצירת רווחים. באמצעות התמחור תוכלו הבין את שולי הרווח שלכם ולהתנהל בהתאם. שמרו על גמישות, ועדכנו מדי פעם את התעריפים בהתאם לרמת הביקוש, עלות חומרי הגלם והתפתחות העסק.

ניהול יומיומי של העסק – מתי נכון להעסיק עובד חדש, ומה אפשר לעשות בינתיים?

עסק קטן מוגדר כעסק עם 20 עובדים לכל היותר, בעוד שעסק בינוני מונה 11-100 עובדים. לפי הנתונים שמפרסמת הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים מטעם משרד הכלכלה והתעשייה, 99.6% מכלל העסקים בישראל עונים להגדרה של עסק קטן-בינוני. ב-56% מהם אין שכירים כלל, בעוד ש-32% אחוז עונים להגדרה של עסק זעיר עם 1-4 שכירים.

כפי שאפשר להבין מהנתונים, רוב העסקים הקטנים מנוהלים על-ידי אדם אחד, או צוות קטן של עובדים. כפועל יוצא, אדם מסויים נדרש למלא תפקידים שונים – כשחלק מהתפקידים זרים לו לחלוטין. למרות זאת, יש כמה דרכים לייעל את הניהול השוטף של העסק:

העסקת עובד חדש

עם צמיחתו של העסק, עולה הדילמה - האם ומתי נכון להעסיק עובדים נוספים. היתרונות ברורים: עובדים נוספים מפנים זמן לבעל העסק, זמן שאפשר לנצל לקידום העסק בדרכים שונות. החיסרון? כל העסקה של עובד נוסף כרוכה בהוצאה כלכלית. קחו בחשבון שמדובר כאן לא רק במשכורת חודשית, אלא גם בתשלומים נוספים - כמו תשלומים לביטוח לאומי וזכויות פנסיוניות. לפיכך, לפני שמעסיקים עובד נוסף כדאי להבין האם מוצו כל האפשרויות האחרות.

עבודה עם עצמאיים ומיקור חוץ

העסקה זמנית של ספק עצמאי, או אפילו מזכירה במיקור חוץ יכולה להיות משתלמת. היא מאפשרת לכם להעסיק עובדים למשימות נקודתיות, לתקופות עמוסות ולפרויקטים זמניים. כל זה מבלי שתיכנסו להוצאות שוטפות ומחייבות. אם אתם מעסיקים פרילנסר, נחסך מכם הצורך לשלם על ימי מחלה ותנאים סוציאליים. עם זאת, כדאי לציין שברוב המקרים עצמאיים דורשים שכר גבוה יותר משכירים. לבסוף, חשוב לזכור שאין כאן שחור ולבן, ותמיד אפשר לעבוד במודל משולב שבו חלק מהעובדים שכירים, וחלק עצמאיים.

אוטומציות עסקיות

המצב הכלכלי של העסק עדיין לא מאפשר להעסיק עובדים? לא נורא. יש בשוק תוכנות ניהול מסוגים שונים שיכולות להוריד חלק ניכר מהלחץ. במקום לבזבז זמן על פעולות שגרתיות, חפשו תוכנה לניהול עסק קטן או בינוני שכוללת גם אוטומוציות. אוטומציות אלו פעולות שגרתיות ורפטטיביות שמבוצעות באופן אוטומטי. כך תחסכו לעצמכם זמן, ולא מעט כאבי ראש. מעבר לחיסכון בזמן, מחקרים שונים מעידים כי עסקים שהטמיעו אוטומציות נהנים מעלייה בכמות הלידים, ההמרות והכנסות.

בנייה של אסטרטגיית שיווק לעסקים קטנים ובינוניים

כדי להשיג לקוחות חדשים, חשוב לגבש אסטרטגיה שיווקית מוצלחת. לבעלי עסקים קטנים ובינוניים יש תקציב מוגבל, אבל האמת היא שאפשר לשווק את העסק ביעילות ובלי להיכנס להוצאות כבדות. הנה כמה טיפים לשיווק העסק בזול:

אתר אינטרנט

כשלקוח מעוניין לרכוש מוצר או שירות מסויים, רוב הסיכויים שהוא יתחיל עם חיפוש באינטרנט. אתר מקצועי הוא כרטיס הביקור שלכם. אם יש לכם זמן פנוי וגישה לטכנולוגיה, תוכלו להקים את האתר בעצמכם. אם זו לא אופציה מבחינתכם, תוכלו לשלם סכום קטן לאיש מקצוע, או להשתמש במערכות שונות המיועדות להקמת אתרים בקלות.

שיווק באמצעות הרשת החברתית

השתמשו בכוחן של הרשתות החברתיות כדי לקדם את העסק. הקימו דף עסקי בפלטפורמות החברתיות שרלוונטיות למוצר שלכם, ועדכנו אותו בקביעות. הקפידו להעניק לקוראים מידע משמעותי ובעל ערך כדי ליצור עניין.

שיווק במייל

מיילים שיווקיים לא צריכים להידמות לספאם. להיפך, שיווק מוצלח בדוא"ל מספק לקורא תוכן מקורי ואיכותי, כשהשיווק עצמו משולב באופן מעודן. דוגמה נהדרת היא שליחת מדריכים בחינם בתחום העסק שלכם: עסק מתחום הוולנס, למשל, יכול לשלוח ללקוחות מדריך לחיטוב וירידה באחוזי שומן, ולשלב במדריך קריאה לפעולה בדמות הצטרפות לשיעורי אירובי.

עבודה מרחוק – פתרונות לעסקים

מגפת הקורונה חוללה מהפכה בחיינו בהיבטים רבים, בעיקר בשוק העובדה. המגיפה העולמית והסגרים האיצו תהליך שקרה ממילא - מעבר למודל של עבודה מרחוק.

בעסקים קטנים ובינוניים המודל הזה רלוונטי במיוחד, משום שלחלק גדול מהם אין משרד פיזי. בשנים האחרונות חיבור לאינטרנט נעשה זול ונגיש יותר, בעוד שמכירי השכירות מרקיעים שחקים. עבודה מרחוק משתלמת כלכלית, ואם עושים את זה נכון אפשר להעלות משמעותית את פריון העבודה.

כדי לנצל את מודל העבודה מרחוק ולהפיק ממנו את המירב, כדאי להכיר את הכלים הרלוונטיים לעבודה מרחוק:

תוכנות לשיתוף קבצים

מערכת מאובטחת לשיתוף קבצים מאפשרת להעביר מסמכים בין העובדים. אתם יכולים לבחור את סוג ההרשאה לכל עובד ומסמך בנפרד, בהתאם לצורך. חלק מהתוכנות מאפשרות עריכה בו-זמנית של הקובץ בזמן אמת, כך שתוכלו לעבוד על המסמך ביחד עם עובדים נוספים.

שיחות ועידה

במקום לשרוף שעות בפקקים רק כדי להגיע סחוטים לישיבה במשרד, אפשר לעבור לשיחות וידאו עם חברי הצוות. תוכלו להשתמש בתוכנות הזמינות לציבור הרחב כמו סקייפ, זום ו-Google hangouts.

מערכת ניהול מבוססת ענן

בחרו במערכת ניהול מבוססת ענן, כזו שניתן לגשת אליה מכל מקום ובכל זמן. חלק ממערכות הניהול מאפשרות גישה ממגוון רחב של מכשירים, ובחלקן יש אפילו אפליקציה לניהול עסק שמתאימה גם לטלפון הנייד.

התקינו תוכנה לעסק והתאימו את עצמכם למציאות הדינמית

שוק העבודה משתנה ללא הרף, ואתם לא רוצים להישאר מאחור. כדי להסתגל לשינויים, חשוב להכיר את הכלים הטכנולוגיים החדישים שנמצאים בשוק, ולא לחשוש להשתמש בהם.

תוכנה לניהול עסק מסייעת בניהול האספקטים השונים של העסק באופן ממוחשב. התוכנה מרכזת עבורכם נתוני דאטה שונים, מסייעת בניהול הלקוחות ובניהול הפיננסי של העסק. באמצעות תוכנה לעסק תוכלו לנהל יומן מסודר עם לוחות זמנים, ולחלק ביעילות את המשימות השונות.

חלק מתוכניות הניהול מספקות לכם כלי שיווקיים עוצמתיים ומערכות מתקדמות לניהול לידים. מעבר לכל זה, תוכנות רבות עושות שימוש באוטומציות – פעולות יומיומיות שנעשות באופן אוטומטי.

כך למשל, תוכנה לניהול עסק יכולה לשלוח תזכורות לקראת פגישות עם הלקוח ולוודא הגעה. אוטומציות כאלו חוסכות לכם זמן רב, ומצמצמות את הביטולים. יש לא מעט תוכנות לניהול עסק, ולכל אחד תתאים תוכנה אחרת בהתאם לצרכיו.

איך לבחור תוכנת ניהול לעסק שתתאים בדיוק לכם?

הגעתם להחלטה, והבנתים שאתם זקוקים לתוכנת ניהול. יש לא מעט תוכנות ניהול בשוק, והשפע עשוי להיות מבלבל. תוכנת ניהול עסק מומלצת תכלול את התכונות הבאות:

• ממשק נוח: בחרו בתוכנת ניהול עם ממשק נוח לשימוש, הכולל אינטגרציות וחיבור נוח למערכות אחרות.
• גישה נוחה: העדיפו תוכנות ניהול מבוססות ענן, שאפשר לגשת אליהן מכל מקום וממגוון מכשירים.
• התאמה לצרכים שלכם: עסקים מתחומים שונים זקוקים לתוכנות ניהול שונות. לכן, עוד לפני שבוחרים תוכנה חשוב שתבינו היטב מהם הצרכים שלכם.
• תמיכה טכנית ושירות לקוחות: התוכנה בה תבחרו תלווה אתכם מדי יום. לאיכות השירות שתקבלו יש חשיבות רבה. עוד לפני ביצוע הרכישה, וודאו שיש מערכת תמיכה מקצועית שתגבה אתכם במקרה של בעיה.
• ניהול פיננסי: בחרו בתוכנה שעוזרת לנהל את הפן הכלכלי של העסק, באמצעות נתונים בזמן אמת ומערכת סליקה יעילה.
• מחיר הוגן: המחיר מהווה שיקול משמעותי בבחירת תוכנה לניהול העסק. אתם תמיד יכולים למצוא תוכנה לניהול עסק חינם, לצד מסלולים מתקדמים במחירים משתלמים.

לסיכום

מנהלי עסקים קטנים ובינוניים מוגבלים מבחינת תקציב, משאבים וכוח אדם. אבל עם תכנון מוקדם, ניהול נכון ושימוש בכלים טכנולוגיים חדשניים - השמיים הם הגבול. כדי שניהול העסק שלכם יהיה יעיל ונוח, עדיף לבחור בתוכנת ניהול שמרכזת את כל הצרכים שלכם למקום אחד. מערכת הניהול של Arbox לעסקים קטנים ובינוניים עושה בדיוק את זה.

המערכת מאפשרת לכם לנהל יומן פגישות ומשימות שיעזרו לכם לשמור על הסדר. Arbox מרכזת גם את כל הניהול הפיננסי של העסק - כולל אפשרות להפיק חשבוניות והצעות מחיר, חתימה דיגיטלית וסליקה מאובטחת. בעזרת התוכנה תוכלו לנהל את הלקוחות והלידים שלכם, להשתמש באוטומציות לפעולות שגרתיות, לצפות בנתוני דאטה בזמן אמת ועוד.

הירשמו למערכת Arbox בחינם או קבעו פגישת הדגמה ללא תשלום.