סביר להניח ששמעתם את המונח תוכנה לניהול פגישות לא פעם, אבל מה זה בעצם אומר? לא משנה איזה עסק אתם מנהלים ומה השירות שאתם מוכרים, חלק גדול בהצלחה שלכם טמון בתפקוד העסקי היומיומי. פרמטר אחד חשוב במיוחד, הוא ניהול הפגישות בעסק. אולי תופתעו לגלות, אבל בעלי עסקים רבים וטובים נתקלים בקשיים דווקא באספקט הזה. לא כולנו ניחנו ביכולות אדמיניסטרטיביות, וזה בסדר גמור. בזכות הטכנולוגיה, זה גם לא משנה. כיום יש בשוק שפע של מערכות נפלאות לניהול פגישות, ולכם נשאר רק לבחור מתוך המגוון הקיים. מערכת תיאום פגישות בעסק עושה סדר בכל הבלגן, וממקסמת את הפוטנציאל של כל פגישה ופגישה. איך בדיוק? מייד נסביר.

‍

אובדן של 31 שעות עבודה מדי חודש – המחיר של ניהול פגישות לא מוצלח 

המונח ניהול פגישות מתייחס לתהליך ניהול פגישות בעסק מא' ועד ת'. כלומר, לא רק הפגישות עצמן אלא גם עבודות ההכנה שנדרשות לקראתן, ומשימות שצריכות להיעשות בעקבותיהן. 

בסקר שנערך לאחרונה באוניברסיטת קרוליינה הצפונית, נשאלו 182 מנהלים בכירים שאלות בנוגע לניהול הפגישות בעסק שלהם. מהסקר עולים מספר נתונים מעניינים:

• 65% מהמנהלים מרגישים שהפגישות מפריעות לרצף העבודה הרגיל שלהם.
• 71% מרגישים שהפגישות אינן יעילות מספיק.
• 64% מרגישים שהפגישות גוזלות מהם זמן חשוב, אותו יכלו להקדיש לחשיבה ורפלקציה.

‍

ד"וח נוסף שפורסם לאחרונה על-ידי חברת "אטלסיאן", חושף כי כל עובד נוכח בכ-62 פגישות בחודש בממוצע. מתוכן, כ-31 שעות מוגדרות כלא-פרודוקטיביות.

בפועל, אין סיבה שתחוו את הפגישות בעסק כבלתי-יעילות, להיפך. אתם אמורים להפיק מהן תועלת רבה. עם יומן פגישות מנוהל היטב, זה בדיוק מה שיקרה. תוכנה לניהול פגישות תרכז לכם את כל הפגישות הקיימות למקום אחד, תקל עליכם בקביעה של פגישות עתידיות, ותכלול עדכונים לגבי תוצאותיה של כל פגישה שהתקיימה. בעזרת התוכנה תוכלו ליצור בקלות משימות, ולנהל את התהליך כולו בצורה מאורגנת. התוכנה אמורה להשתלב בקלות עם תוכנות ניהול אחרות ולאפשר לכם גישה נוחה מכל מכשיר, וגם פגישות וירטואליות. בעסקים זעירים-בינוניים נהוג להשתמש במערכת מבוססת ענן, כזאת שלא מצריכה התקנה מקומית או שרת מיוחד. כל מה שצריך הוא חיבור לאינטרנט, ואתם מוכנים לצאת לדרך.

מערכת תיאום פגישות – באיזה מקרים זה חשוב ומתי אפשר לוותר?

לפני שנצלול לעומק הדברים, נעצור כדי לנסות ולהבין אילו עסקים יכולים להירתם מתוכנת ניהול פגישות:

• עסקים קטנים ובינוניים: מרבית העסקים במדינת בישראל תואמים להגדרה של עסק קטן (5-20 עובדים) או עסק בינוני (11-100 עובדים). עסק גדול הוא כבר תאגיד עם 250 עובדים לפחות. ברור לנו שעסק גדול זקוק למערכת ניהול פגישות מתקדמת, אבל ביננו? עסקים קטנים ובינוניים זקוקים לכך לא פחות. במידה ויש מספר אנשי צוות בעסק, תוכנה לניהול פגישות תסייע בתיאום הפגישות ובחלוקת העבודה בין כל הגורמים, כך ששום פריט מידע לא ייפול בין הכיסאות. כמובן שרצוי לבחור בתוכנה שמותאמת לגודל העסק שלכם. עסק קטן או בינוני לא זקוק למערכת מורכבת, יקרה ומסורבלת כמו המערכות להם נזקקים תאגידים גדולים, אלא למערכת המותאמת לצרכים שלו.
• עסקים זעירים, פרילנסרים ובעלי עסקים עצמאיים: אפילו עסק שמנוהל על-ידי אדם אחד בלבד ייתרם רבות ממערכת לניהול פגישות. בעלי עסקים עצמאיים נדרשים למלא לבדם כובעים רבים בעצמם, כולל תיאום פגישות. הדבר נכון בעיקר בתחילת הדרך של העסק. תוכנת ניהול יומן פגישות תחסוך לפחות את הכובע הזה.

• עסקים שמבוססים על פגישות עם לקוחות: פגישות עסקיות הן לא רק פגישות צוות, אלא גם פגישות עם לקוחות. עסקים שמתבססים על פגישות עם לקוחות (כולל סדנאות, חוגים וכדומה) זקוקים לתוכנת ניהול פגישות יעילה שתעזור להם בקביעת המפגשים באופן שוטף. תוכנה כזאת לא רק תקל על התפקוד היומיומי, אלא גם תשפר את טיב התקשורת עם הלקוחות, ומכאן גם את איכות השירות שהלקוחות מקבלים. זה כולל בין היתר עסקים מתחום הבריאות והכושר, פנאי, יופי וטיפוח, שירותים מקצועיים ועוד.

‍

פגישות יעילות יותר, מידע בזמן אמת ונטוורקינג – כל היתרונות של מערכת ניהול פגישות

הטמעה של תוכנה לניהול פגישות יכולה להפוך לאבן הדרך שתצמיח את העסק שלכם, ותגרום לו לבלוט מעל המתחרים. היתרונות של מערכת ניהול פגישות כוללים בין היתר:

• מידע בזמן אמת: בעזרת התוכנה תוכלו לעקוב אחר הפגישות השונות של העסק, לעדכן ולקבל מידע בזמן אמת על הנקודה בה עומדים הדברים. המידע נגיש לכל חברי הצוות ומכל מקום, וחוסך זמן על עדכונים בדרכים מיושנות יותר.
• בלי ניירת: היו זמנים בהם היינו צריכים לארגן ניירת לקראת כל פגישה. זוכרים את הימים האלו? גם אנחנו לא... היום הדברים נעשים באופן ממוחשב. תוכנה לניהול פגישות מרכזת את כל המידע הרלוונטי למקום אחד, עם אפשרות לאינטגרציה לתוכנות ניהול נוספות שאתם אולי משתמשים בהן. על הדרך, זה גם שומר על כדור הארץ. מה רע?
• יצירת נטוורקינג: חלק גדול מהפגישות שלכם אתם יכולים למנף ליצירת קשרים עסקיים פורים. הגדלת מעגל הקשרים העסקיים (או במילים פשוטות – נטוורקינג) תיצור עבורכם הזדמנויות עסקיות. עם תוכנת לניהול פגישות, תגיעו לפגישות הללו מוכנים כשאתם מצוידים מראש בידע על הפוטנציאל העסקי האפשרי, ועל מי שעומד מולכם. כל שנותר לכם, זה להפעיל את הקסם שלכם.
• הכנה מוקדמת לקראת פגישות חשובות: כדי להבין לעומק את החשיבות של ניהול פגישות חכם בעסק, נעצור רגע כדי לחשוב מה קורה כשיש כשלים בתהליך. קודם כל, סביר להניח שתגיעו לפגישות ללא הכנה מוקדמת מספקת, מה שיוביל לפגישות עם תוצאות מאכזבות. חלק מתיאום פגישות מוצלח כולל את כל עבודות ההכנה שהנדרשות לקראת כל פגישה, ובזה התוכנה תעזור לכם - גם בהגדרת המשימות, וגם בחלוקת המשימות בין חברי הצוות. כך, הסיכויים לפגישה מוצלחת עולים משמעותית.
• דו"חות ונתונים סטטיסטיים: השתמשו בתוכנה גם לאיסוף נתונים על פגישות שהתבצעו, ועל מכירת מוצרים ושירותים נוספים. המידע שנאסף באמצעות התוכנה כולל מגוון נתונים מהותיים, כולל מידת ההצלחה של קמפיינים שיווקיים שהרצתם. בעזרת המידע הזה, תוכלו לייעל את אסטרטגיית המכירה שלכם.

מה חשוב לחפש בתוכנה לניהול פגישות?

יתרון נוסף של תוכנות לניהול פגישות, הוא המחיר הנמוך שלהן. כיום ניתן למצוא תוכנות איכותיות במחירים הוגנים, ואפילו מסלולים חינמיים לחלוטין. אך לפני שאתם מתחייבים לתוכנה כזאת או אחרת, כדאי לוודא שהיא כוללת את הפ'יצרים הבאים:

• אפשרו ללקוח לקבוע פגישה בעצמו: העדיפו תוכנת פגישות שתאפשר ללקוח לקבוע פגישות בעצמו. הלקוח יבחר את משבצת הזמן הפנויה המתאימה לו ביותר, יירשם וישריין לעצמו את הזמן. כך, ייחסך מכם הצורך בתיווך וקביעת הפגישה בעצמכם. חשוב לציין שהלקוחות אינם חשופים למידע עסקי אישי שמופיע ביומן שלכם, אלא רק למידע הציבורי שתבחרו לחשוף בפניהם.
• הסדרת תשלומים באמצעות התוכנה: אם אתם כבר מאפשרים ללקוח להירשם בעצמו, למה לא לאפשר לו להסדיר את התשלום באותו המעמד? באמצעות טופס ממוחשב ומאובטח היטב הלקוח יוכל לקבוע פגישות בתשלום, כולל מערכת סליקה. לא רק שזה נוח עבור הלקוח - זה עוד חלק טכני שיורד מסדר היום שלכם ומפנה לכם זמן לדברים אחרים.
• אוטומציות ותזכורות לזימון פגישות: אחוז הפגישות שמתבטלות ללא התראה מוקדמת אינו מבוטל, וגורם להפסדים רבים. אחת הדרכים להפחית את אחוז הביטולים היא שליחת תזכורות לקראת פגישות קרבות. במקום לשלם למזכירה שתעשה זאת עבורכם, חלק מתוכנות הניהול שולחות תזכורות אוטומטיות בהודעת בפוש, בזמנים שאתם מגדירים.
• אינטגרציה לתוכנות אחרות: חשוב לבחור בתוכנה לניהול פגישות עם יכולת להתחבר בקלות לתוכנות ניהול אחרות, כולל Google ועוד. בדקו האם התוכנה מאפשרת סנכרון יומנים, שיהיה נגיש מכל מכשיר. אם אתם משתמשים כרגע במערכת אחרת, חפשו תוכנה שתוכלו להעביר אליה את כל הנתונים הקיימים בצורה פשוטה.
• ניהול מנויים: בעסק שמתבסס על מנויים ולקוחות חוזרים, ניהול המנויים הוא חלק חשוב בתוכנה. העדיפו תוכנה שכוללת פתרונות גם בתחום הזה, כולל מכירה חוזרת ללקוחות קודמים, מכירת חבילות, כרטיסיות ניקוב ומתן הטבות ייחודיות לפי נתונים שתגדירו מראש.
• תמיכה טכנית איכותית: כשאתם בוחרים בתוכנת ניהול, וודאו שאתם מקבלים גם תמיכה טכנית במסגרת השירות שניתן לכם. התמיכה תסייע לכם בשלבים של התקנת המערכת וההטמעה שלה, וכן בניהול השוטף.

תוכנה מומלצת לניהול פגישות בחינם

על מערכת Arbox כבר שמעתם? ארבוקס נמנית בין מערכות הניהול המובילות בישראל לעסקים. המערכת כוללת מגוון רחב של פתרונות:

ניהול יומן בקלות

נהלו יומן פגישות מסודר עם סוגי פגישות שונים. במידה ותרצו, תוכלו לשבץ חלונות זמן ייעודיים ביומן. בחלונות הזמן הללו הלקוחות יכולים לקבוע פגישות בעצמם בזמן שמתאים להם, ולהסדיר תשלומים.

יצירת פגישות קבוצתיות וסדנאות

צרו מפגשים קבוצתיים לפי הצורך. הגדירו את מספר המשתתפים בכל מפגש, ובמידת הצורך גם את השכר שיקבל המדריך. החליטו אם התשלום ייגבה מהלקוח במסגרת המנוי, או כתשלום חד-פעמי.

חנות וירטואלית

הקימו חנות מקוונת בלחיצת כפתור. מכרו מוצרים משלימים כדי להגדיל רווחים. את הגישה לחנות תוכלו להטמיע בקלות באתר שלכם, או לחלוק באמצעות קישור. 

אפליקציה ללקוחות

הקימו אפליקציה עבור לקוחות העסק. בין הפעולות שמאפשרת האפליקציה ניתן להירשם לשיעורים וסדנאות, להסדיר תשלומים, לבצע צ'ק אין לפגישות ולהיכנס לרשימות המתנה. כמו כן, תוכלו להגדיר שליחת נוטפיקציות אוטומטית בהודעת פושאפ לקראת פגישות, וכך לצמצם את אחוז הביטולים.

שיווק ומכירות

השתמשו בתהליכים אוטומטיים לשיפור השירות שאתם מעניקים. העניקו ללקוחות תמריצים ייחודיים, והגדילו את אחוז המכירות. שמרו על קשרי לקוחות באמצעות יצירה של קמפיינים חכמים וממוקדים, המבוססים על נתוני דאטה שהמערכת אוספת עבורכם בזמן אמת. דאגו לא רק לייעול תהליך קביעת הפגישות, אלא גם לייעול תהליכי המכירה שאתם מבצעים.

אוטומציות

מערכת Arbox מעמידה לשירותכם מגוון תהליכים אוטומטיים, שלא רק יחסכו לכם זמן אלא גם יסייעו בהגדלה של יחס ההמרות. עם המערכת תוכלו להגדיר טריגרים מתקדמים, ולהעניק לכל לקוח שירות מותאם אישית. אתם בוחרים איזה הודעה לשלוח ומתי, המערכת כבר תעשה את זה בשבילכם.

‍

נשמע לכם מעניין? התנסו במערכת Arbox בחינם.

‍