מרגישים שכל יום הוא מירוץ נגד הזמן? אם כן, אתם לא לבד. בעלי עסקים קטנים רבים נאבקים לנהל את הזמן שלהם ולהישאר מאורגנים. בין אם אתם רק מתחילים או מרחיבים את העסק שלכם, חשוב לנהל יומן פגישות כדי לדעת כל מה שקורה בעסק שלכם.

חוסר ארגון יכול להוביל לתאריכי יעד שהוחמצו, קבצים לא מובנים ושפע של בעיות אחרות שעומדות בדרך של העסק להצלחה.

למרבה המזל, קיימות דרכים רבות לשיפור ניהול לוח הזמנים ולייעול תהליך העבודה שלכם. ריכזנו עבורכם 5 דרכים פשוטות לארגון לוח הזמנים ולשיפור העסק שלכם.

1. הקצו זמן מוגדר למשימות ופגישות

אם אתם מעוניינים להישאר בשליטה על לוח הזמנים שלכם, עליכם לוודא שלכל משימה יש זמן ביצוע מוגדר. במידה ואתם עובדים על פיתוח מוצר חדש לדוגמה, ייתכן ותגלו כי את המחקר הכי יעיל אתם מבצעים דווקא בבקרים. לכן נמליץ לנסות לייצר לוח זמנים המאפשר לכם לפנות את הבוקר לביצוע משימות מסוג זה.

ייתכן שתרצו גם להקדיש שעות ספציפיות לפגישות שידוע לכם מראש שעשויות לקחת זמן. פעולה זו תסייע לכם לארגן את לוח הזמנים שלכם ולהתאים אותו לפעילויות אחרות בין פגישות.

מומלץ לעקוב אחרי הפגישות שלכם בלוח שנה דיגיטלי, כדי שתוכלו לוודא שאתם מנהלים את הזמן שלכם בצורה הטובה ביותר.

2. צרו רשימת משימות יעילה

הכנת רשימת משימות לביצוע היא דרך נהדרת להישאר במעקב, במידה ומארגנים אותה בצורה יעילה.

תחילה, עליכם להחליט איזה מידע יופיע ברשימה. זהו מקום טוב לרשום משימות ספיציפיות לעסק שלכם, כמו גם משימות משפחתיות או כלליות. עליכם גם להחליט כיצד לארגן את רשימת המשימות לביצוע. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא לפצל משימות גדולות לחלקים קטנים יותר - כך הן ייראו פחות מאיימות ותוכלו לעקוב אחר הביצוע בצורה מפורטת יותר.

נסו לארגן את הרשימה לפי פרויקט. גם לאחר שרשימת המשימות מאורגנת, עליכם להקפיד לעדכן אותה לעתים תכופות. מחיקת משימות שבוצעו מהרשימה היא השיטה יעילה ביותר, שתעזור לכם לראות אילו משימות ביצעתם ואילו לא.

3. נהלו את הזמן שלכם בצורה חכמה

בעלי עסקים רבים יודעים לעקוב אחר ההכנסות שלהם, אך מעטים הם אלו שעוקבים אחרי הזמן. מדובר בטעות גדולה, במיוחד עבור עצמאים ובעלי עסקים קטנים.

כולנו מכירים את האמרה ׳זמן שווה כסף׳, וחשוב לוודא שאתם מנהלים את שניהם בצורה נכונה.

נסו להשתמש בטיימר (כזה שיש בכל מכשיר נייד) כדי לעקוב אחר פגישות, שיחות טלפון ופעילויות אחרות הקשורות לעבודה. אם תנהלו את היומן שלכם נכון, יהיה לכם מושג ברור לגבי הזמן הדרוש כדי להשלים פעילויות שונות. הדבר יכול לסייע לכם ליצור צירי זמן מציאותיים יותר ולקבוע כיצד להשתמש בזמן בצורה הטובה ביותר.

4. אל תמעיטו בערכו של שימוש ביומן

שימוש ביומן פגישות דיגיטלי הוא דרך נוספת לעקוב ולראות על אילו משימות אתם מבזבזים את הזמן הרב ביותר. כשכל הזמן שלכם פרוס מול העיניים, ניתן לראות בקלות מתי יש לכם פגישות, אירועים ומחויבויות אחרות.

מומלץ גם להשתמש ביומן כדי לעקוב אחר תאריכי יעד עבור פרויקטים ומשימות חשובות. באפשרותכם גם לשתף את היומן עם חברי צוות או בני משפחה כדי לשתף את כולם בלו״ז שלכם. קיימות אפליקציות רבות של לוח שנה, כגון 'יומן Google' ו- Outlook', שבעזרתן תוכלו לנהל לוח הזמנים שלכם בצורה יעילה. 

תוכנה לניהול עסק, תעזור לכם ליצור יומן פגישות עבור העסק שלכם, לשתף את הזמינות עם לקוחות ולקבוע פגישות בקלות.

5. פגישות שבועיות

אם אתם מרגישים מוצפים מהמשימות והפעילויות ביומן שלכם, פגישה שבועית עם הצוות שלכם עשויה לעזור. פגישה זו יכולה להיות פשוטה וקצרה ותאפשר לכם לעבור על לוח הזמנים, או לעקוב אחר הזמן שלכם. לא משנה מה תחליטו לעשות במהלך הפגישה, הקפידו לעגן אותה ביומן שלכם. פגישה מתוזמנת תעזור לכם לעקוב אחרי ההתקדמות שלכם משבוע לשבוע. היא גם תאפשר לכם לכתוב הערות ולבצע שינויים לפי הצורך.

לסיכום

אם ברצונכם להצליח כבעלים של עסק קטן, עליכם לשמור על הסדר בלוח הזמנים שלכם. פעולה זו תסייע לכם להתעדכן בפעילויות שלכם ולבצע יותר משימות בפחות זמן. לאחר הגדרת לוח הזמנים שלכם, שתפו אותו עם הלקוחות שלכם.